Effiziente Meetings & effektive Besprechungen führen

ursprünglich erschienen: 20.09.2016

Du sitzt in einem Besprechungsraum, es ist heiss, stickig und Du willst eigentlich nur noch in den Feierabend, weißt aber ganz genau, dass ihr immer noch bei Punkt 1.2 von 10 steckt. Meetings können sehr lange und anstrengend sein und oft fehlt auch jegliche Motivation, überhaupt zum Meeting zu gehen. Doch das muss nicht immer so sein. Hier drei wichtige Punkte, die Dir das Leben erleichtern.

Es ist alles eine Frage der Einstellung

Wenn Du schon mit dem Gedanken in den Meetings Raum gehst, dass es sowieso eine reine Zeitverschwendung ist, hier zu sein und Du Dir genauso gut die verpasste Halbzeit von gestern Abend anschauen könntest, kannst Du davon ausgehen, dass das Treffen nicht sehr produktiv sein wird. Versuche Verständnis dafür zu gewinnen, dass Meetings Kommunikationsräume sind, um Ergebnisse zu teilen, Ideen zu generieren oder Entscheidungen zu treffen, um euer Unternehmen nach vorne zu treiben. Die Kommunikation ist unabdingbar und mit diesem Verständnis wird es für jede/n Beteiligte/n einfacher, zum Meeting zu committen und die notwendige Zeit sowie den Input und die Aufmerksamkeit bereitzustellen.

Planung ist das A und O

Es gibt nicht viel Schlimmeres, als in einem Meeting zu sitzen, ohne zu wissen, um was oder wie lange es genau geht. Chaos ist vorprogrammiert und das Wichtige des Tages wird höchst wahrscheinlich nicht im richtigen Ausmaß besprochen. Natürlich verliert man so sämtliche Motivation, sich die Woche darauf noch einmal demselben Prozedere zu unterziehen. Deshalb ist es unglaublich wichtig, dem Meeting einen inhaltlichen und zeitlichen Rahmen zu geben. Wer bespricht was und welche Themen werden nicht besprochen? Was ist relevant, was kann warten? Eine Struktur trägt maßgeblich zu einem zufrieden stellenden Meeting bei. Dafür hilft es, wenn ein/e Teilnehmer/in die Moderation übernimmt, somit explizit ein Auge auf die Timebox hat und zwischendurch abgleicht, ob die Diskussion inhaltlich noch zur Agenda passt. Am besten wird diese Rolle rotierend vergeben, sodass jeder einmal den Lead übernimmt.

Methoden und Strategien

Da viele Perspektiven zu einem Gruppenverständnis kanalisiert werden müssen, hilft es verschiedene Methoden zu den jeweiligen Schritten im Meeting zu haben und flexibel anwenden zu können. So kann man sichergehen, dass alle im Meeting verstanden haben, was die endgültige Entscheidung ist und was sie für Konsequenzen hat. Dabei gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, die auf die Gruppe abgestimmt werden können und Vorlagen individualisiert werden, bis sie für die Gruppe passt.

Du würdest gerne mehr darüber lernen, wie man Meetings effektiver und effizienter gestaltet? In dem Workshop sammeln wir gemeinsam Wissen und Erfahrungen bzgl. Meetings, um voneinander zu lernen und gezielt Fragen zu klären.