tbd* Kodex

Dieser Kodex wurde verfasst, um die Zusammenarbeit aller Teammitglieder auf eine gemeinsame Basis zu stellen. Wir legen klare Regeln fest und können uns auf dieser Basis alle gegenseitig verantwortlich halten. Wir wollen gemeinsam daran arbeiten, dass alle* in der tbd* Community auf sinnvolle Weise in einer gesunden und nachhaltigen Art wirken können und sich und ihre Persönlichkeiten selbstverantwortlich einbringen können. So wollen wir einen emotional und psychologisch sicheren Arbeitsplatz schaffen. Ein Ort, an dem du dich zugehörig fühlst in deiner Ganzheit, mit all deinen Facetten und so wie du bist. Hier werden auch deine möglichen Mehrfachdiskriminierungen wahrgenommen und berücksichtigt. Wir wollen kontinuierlich einen Ort schaffen, an dem wir nicht ausbrennen, sondern lernen, reflektieren und wachsen. 

Vielen Dank an unsere Freund*innen bei Ashoka Deutschland, die ihren Kodex für uns bereitgestellt haben und den wir als Grundlage für unseren eigenen Kodex verwendet haben.   

Über Uns

tbd* ist ein komplett multikulturelles FLINTA Team, vollständig remote operierendes und selbstorganisiertes Unternehmen, das seit über 7 Jahren die Arbeitswelt neu gestaltet. Unser Team setzt sich aus einigen der führenden Expert*innen in den Bereichen New Work, Belonging/Anti-Diskriminierung, sinnstiftende Arbeit und Wellbeing zusammen.
Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Purpose orientierten Unternehmen und Organisationen zu helfen, Präsenz zu erlangen, ihre Stimmen zu verstärken, Top-Talente anzuziehen und zu halten, sowie ihre Arbeitsplätze so zu verändern, dass sie Sinn stiftender, diskriminierungssensibler, gesünder und integrativer werden. Und warum?

Weil wir an bessere Arbeit glauben, für eine bessere Welt.

tbd* ist ein*e Arbeitgeber*in, die Chancengleichheit fördert. Wir haben das Ziel diskriminierungsfreie Räume zu gestalten, indem besonders Menschen mit Diskriminierungserfahrung sich zugehörig und gehört fühlen. Wir sind uns aber bewusst, dass Diskriminierung deshalb nicht sofort in den Strukturen und unseren Köpfen verschwindet. Wir lernen stetig dazu, hören Betroffenen zu und verändern dann entsprechend unser Handeln. Wir sind ein komplett multikulturelles FLINTA (Frauen, Lesben, intersexuelle, nicht-binäre, trans und agender Personen) Team und davon 50% BPOC. Wir haben Personen mit chronischen Erkrankungen und Behinderungen sowie queere Personen im Team. 

Kapitel:

Vision & Mission

Unsere Vision: tbd* glaubt an eine Arbeitswelt, in der jede Person in der Lage ist, ihre individuellen Talente zu nutzen, um einen sinnvollen Beitrag zu einer gerechten und nachhaltigen globalen Gemeinschaft zu leisten. Wir glauben an eine aktivistisch-holistische Arbeitskultur zum Wohle aller*, basierend auf Wellbeing, Belonging und Purpose.

Unsere Mission: tbd* begleitet euch auf eurer beruflichen Sinnsuche, in dem wir euch an unserer eigenen Sinnsuche teilhaben lassen, euch eine Gemeinschaft und ein Unterstützer*innennetzwerk bieten und euch Fähigkeiten vermitteln, die ihr auf eurem Weg braucht. Wir sind eine Plattform, die Menschen vernetzt, inspiriert und empowert, um einen Paradigmenwechsel, hin zu einer aktivistisch-holistischen Arbeitskultur, zu kreieren.

Werte

Diese Werte verkörpern, wie wir zusammenarbeiten wollen. Sie leiten unsere Arbeit und sind Grundlage unserer Entscheidungen.

Vertrauen 

Wir vertrauen in uns, unsere Fähigkeiten und in das, was wir tun. Dazu gehört auch, dass wir uns gegenseitig darin vertrauen, dass jede Verantwortung für sich selbst übernimmt. Dabei begegnen wir uns auf Augenhöhe und gleichberechtigt. Dies gilt nicht nur für unser Team, sondern auch für unsere Kund*innen und unsere Community.

Wellbeing 

Gerade bei Impact Professionals kommt dabei Wellbeing & Resilienzaufbau leider oftmals zu kurz. Wir orientieren uns nach wie vor am Paradigma der klassischen Wirtschaft und am Leistungsprinzip. Daher ist es für uns essentiell die Fähigkeiten zum Aufbau von Resilienz im sozial-ökologischen Sektor zu stärken. 

Erfüllung & Purpose

Wir wollen so arbeiten, dass wir Freude bei dem, was wir tun, empfinden. Diese Leichtigkeit tragen wir hinaus in die Welt.  Wir gehen dynamisch voran, mit kreativen und innovativen Ideen, um uns und unsere Community in Bewegung zu versetzen.

Belonging

Durch verschiedene anti-diskriminierende Perspektiven wollen wir uns und alle*, die im Impact-Sektor arbeiten herausfordern und inspirieren. Wir wollen ermutigen, authentisch gelebte Arbeitsbereiche zu schaffen, die Zugehörigkeit fördern und Diskriminierung reduzieren. Indem wir neue Perspektiven gewinnen und einen gemeinsamen Dialog führen, können wir einen kollektiven Schritt in Richtung eines radikalen Systemwandels im Impact-Sektor gehen – von „Macht über“ und „Macht für“ zu „Macht mit“. 

Lernen 

Wir legen einen besonderen Wert auf Lernen, da dies ein starkes intrinsisches Bedürfnis aller Teammitglieder ist. Wir lernen für unsere Arbeit, aber auch für unsere persönliche Entwicklung, gemeinsam als Team. Wir lernen aus unseren Fehlern und verbessern beständig unsere Kommunikation. Wir unterstützen andere durch unsere Tätigkeiten darin, Wissen zu vermehren und auszutauschen. Wir schauen voller Neugierde und Offenheit in die Zukunft. Uns ist aber auch bewusst, dass das Patriarchat uns dazu bewegt, dass wir als FLINTA das Gefühl haben, nie genug zu sein und immer dazulernen sollten. Uns ist diese Perspektive bewusst und wir versuchen diese internalisierten Herausforderungen mit einer bewussten und gelebten Fehlerkultur anzugehen. 

Rollen

tbd* will klassische Hierarchiestrukturen überwinden. Wir arbeiten mit kollegialer Führung und kompetenzbasierter Hierarchie. Die klassischen Führungspositionen werden daher innerhalb des Teams anhand der individuellen Kompetenzen verteilt. Diese Rollen dienen dazu, die Führungsfunktionen und die ihnen zugrunde liegenden Werte präsent zu halten und ihre Umsetzung zu ermöglichen. 

Rollen sind nicht an Personen gebunden und können jederzeit an die Gruppe zurückgegeben werden. Dabei werden Rollen immer in den Governance Meetings (Monatlich und jedes Quartal) reflektiert und angepasst. Um eine Übergabe zu vereinfachen sind alle relevanten Dokumente über Holaspirit mit der Rolle und dem jeweiligen Kreis verknüpft. 

Einmal im Jahr findet zu den Global Team Days ein Reviewprozess statt, in dem evaluiert wird, ob alle Rollen noch passend sind und unserer Vision entsprechen. Gegebenenfalls wird dann  ein Rollenverteilungsprozess gestartet.

Der Rollenverteilungsprozess  betrifft festangestellte Mitarbeiter*innen mit mindestens 20h/Woche.  Werkstudierende / Praktikant*innen  sind davon nicht betroffen, deren Rollen werden separat verhandelt.

Bei neuen Mitarbeitenden:

Neue Mitarbeiter*innen haben eine Eingewöhnungsphase von 3 Monaten. Danach können sie, wenn sie es möchten und freie Kapazitäten haben, die Möglichkeit, weitere Rollen zu übernehmen. Bei den nächsten Governance Meetings oder Global Team Days wird dann ein Rollenverteilungsprozess gestartet, bei dem die aktuell benötigten Rollen bei Bedarf neu nach den jeweiligen Stärken verteilt werden können oder ein Recruitmentprozess angestoßen wird.

Offboarding / Lange Krankheit / Elternzeit

Verlässt eine Person das Team, so werden ihre Rollen freigegeben. Es startet dann ein neuer Rollenverteilungs- oder Recruitingprozess  für die freigewordenen Rollen. In der Zwischenzeit werden die Tätigkeiten kommissarisch aufgeteilt an die Person mit der meisten Kapazität. Die aktuellen Rollen und Verantwortlichkeiten werden dabei immer quartalsweise geprüft und ggf. im Governance Meeting angepasst. 

Entscheidungen treffen

Prinzipiell ist jede*r Mitarbeiter*in befugt, Entscheidungen in ihren Rollen selbstverantwortlich zu treffen. Wenn diese Entscheidung jedoch andere betrifft, werden diese in einem Konsentprozess mit einbezogen.

Entscheidungen werden beim wöchentlichen Meeting vorgestellt, bzw. wenn andere Personen betroffen sind, gibt die Entscheidungsträgerin nach dem Entscheidungsradar Input und dann wird gemeinsam entschieden. 

Die Budgetplanung macht das Team gemeinsam jedes Quartal. Jedes Teammitglied bereitet hierfür die geplanten Kosten vor, die notwendig sind, um die Ziele zu erreichen, und stellt sie den anderen vor.  Zusätzliche Kosten von über 300 EUR werden gemeinsam besprochen. Alles, was Remote Work betrifft, ist selbst zu entscheiden.

Folgende Entscheidungen werden von den jeweiligen Verantwortungsbereichen  vorbereitet und dem Rest des Teams zur Entscheidung vorgelegt: 

  • Team Ziele und jährliche Ziele  
  • HR Planung 
  • Teamkultur 
  • Änderungen am Kodex 
  • Änderungen an/oder Aufgeben einer Rolle
  • Neue Produkte, die mehrere Verantwortungsbereiche betreffen

Für den Entscheidungsradar müssen folgende Fragen beantwortet werden: 

  • Passt das zu unserer Vision, unserem Impact und unseren Zielen?
  • Haben wir die Kompetenzen und Kapazitäten?
  • Lohnt es sich finanziell?
  • Gibt es Synergieeffekte zu dem, was wir sowieso machen?
  • Wollen wir mit dieser*/diesem* Partner*innen arbeiten?
  • Macht es uns Spaß?

Die betroffenen Personen können daraufhin wie folgt Position beziehen:

1 volle Zustimmung

2 Leichte Bedenken

3 Enthaltung, aber Unterstützung

4 Beiseite stehen, nicht involviert werden wollen

5 Schwere Bedenken

6 Veto

Sollten Bedenken bestehen, werden diese als konstruktives Feedback aufgenommen und versucht, diese in die Entscheidung miteinzubeziehen. Sollte keine Lösung gefunden werden, gilt ein Veto als Nein.

Im Falle von schwerwiegenden Konflikten oder Entscheidungsunfähigkeit hat die Organisationsentwicklungs-Rolle die Aufgabe, einen Entscheidungsfindungsprozess zu moderieren. 

Transparenz

Alle Kolleg*innen haben Zugang zu allen Informationen der Organisation, mit Ausnahme einiger sensibler Personaldaten (Krankheit, etc.). Dieser werden im Knowledge Management System abgelegt.

Zu diesen haben nur die Personalmanagement Rolle und die eingetragenen Geschäftsführer*innen Zugang. Wir nutzen Holaspirit als Tool für maximale Rollentransparenz und Abbildung der einzelnen Verantwortungsbereiche. 

Kommunikation & Meetings

Unsere Kommunikation ist geprägt von gegenseitigem Verständnis, Respekt und Gewaltfreiheit (siehe Kapitel Konfliktlösung). Jede soll sich in einem sicheren Raum mit ihren Fähigkeiten, Wünschen, Wissen und Gefühlen einbringen können. Unsere Meetings wollen wir effizient und konzentriert gestalten.

Um trotz des Remote Arbeitens eine gelungene Kommunikation sicherzustellen, legen wir folgende Meetings fest: 

Weekly Meeting

Ziel dieses Meetings: Update über alle Tätigkeiten, sowie das Treffen von Entscheidungen. 

Dauer: 1,5 Stunden, je nach Bedarf

Bei diesem Meeting gibt es eine wechselnde Moderation, sowie eine  Zeit-, Transparenz-, und eine Energiewächter*in.
Wir machen zu Beginn einen Check In und am Ende einen Check Out.
Das Meeting wird vorbereitet. Hierfür füllt jede vor dem Meeting ihre Agendapunkte / Fragen / Entscheidungen / Anmerkungen / Spannungen bei Holaspirit ein. Die Agenda dient auch als Meeting-Bericht. Alle Entscheidungen werden protokolliert. 
Hierbei sollten möglichst alle aus dem Team anwesend sein, Ausnahmen gelten für Urlaube. 
Bei Bedarf können hier auch Governance-Spannungen thematisiert werden.

Ideation: OKR & Projectplanning

(Quartalsweise am 1. Weekly im ersten Monat)

  • Review OKR
  • Review Projects & Capacities
  • Projektpitch & Entscheidungsradar neue Projekte

Execution: Governance Space

(Quartalsweise am 1. Weekly im zweiten Monat)

Im Governance-Space geht es um die Arbeit an der Organisation. Hier werden Strukturen geschaffen, Rollen erstellt und verändert und Regeln für das Team definiert. Dementsprechend gehören hier auch alle Spannungen hin, die mit fehlenden Rollen oder den vorhandenen Regeln zu tun haben.

  • Rollen reviewen & anpassen
  • Strukturen reviewen & anpassen

Reflection: Feedback & Retro

(Quartalsweise am 1. Weekly im dritten Monat)

Im Feedback & Retro Space nehmen wir uns Zeit für Metareflektion. Was lief gut in den letzten Monaten, wie geht es uns als Organisation? 

  • Metareflektion der Projekte & letzten Monate
  • Teamreview & Wellbeing reviewen 
  • Feedback im Team
  • Erfolge feiern

Global Team Days

Ziel dieses Meetings: Strategische Aufstellung, Lernen und Team Workshops, Planung der nächsten 6 Monate, Rückschau auf die letzten Monate, strategische Entscheidungen treffen
Dauer: 2 Tage
Das Meeting findet alle 6 Monate statt, dabei wechselnd Remote und vor Ort. 
Wir wollen dabei Arbeit und Spaß verbinden. 
Die Agenda des Meetings wird vorbereitet und ggf. eine* Coach*in hinzugezogen. 
Zum Teammeeting müssen alle anwesend sein, daher werden die Termine hierfür im Vorhinein festgelegt.

Feedback

Feedback bedeutet für uns nicht Kritik, sondern eine Spiegelung von subjektiven Wahrnehmungen statt objektiven Wahrheiten. Es geht hierbei um einen Austausch und nicht darum, den*die Gegenüber von etwas zu überzeugen.

Es gibt keine Regeln oder Beschränkungen was den Inhalt eines Feedbacks angeht. Es darf also alles angesprochen werden, was einem auf dem Herzen liegt oder eben wichtig ist. Der Fokus liegt dabei nicht nur auf den kritischen Punkten, sondern auch darauf, einmal zu spiegeln worauf man stolz ist, was gerade gut läuft, was Spaß macht.

Der Knackpunkt beim Feedback ist das „Wie“. Wir legen Wert darauf, gewaltfrei miteinander zu kommunizieren. Dies wenden wir auch in den Feedbackgesprächen an.

Jede Feedback Runde besteht aus

  • Persönlicher Vorbereitung
  • Feedback Gespräch (mit Selbst- und Fremdevaluation)
  • Persönlicher Nachbereitung
  • Nachbereitung im Team

Die Rolle Organisationsentwicklung ist zuständig für die Terminierung der Feedbackgespräche um sicherzustellen, dass diese nicht untergehen.

Rituale

Wir haben Rituale erschaffen, deren Einhaltung uns daran erinnern soll, wie wir arbeiten wollen: sinnvoll, stressfrei und voller Freude! 

Diese gibt es in den Kategorien (Zusammen-)Arbeit, Kreativität und Wertschätzung: 

Arbeiten

  • Internes über Slack An- und Abmelden, interne Emails vermeiden 
  • Slack Status einstellen bei Pausen / Deep Work 
  • Deadlines, z.B. Newsletterinhalte Mittwoch Mittag 12 Uhr
  • Pausen Accountability 
  • Projektanfänge / -ende feiern
  • On / Off boarding sowie Urlaubsübergaben vor und nach dem Urlaub

Kreativität

  • Bewusst Zeit für Kreativität blocken
  • Bei Meetings teilen / ggf. Input - Sammlung von Ideen Inspirationen bei Holaspirit

Wertschätzung

  • Geburtstage feiern
  • Team Rewards
  • Erfolge angemessen feiern!

Finanzielle Nachhaltigkeit

Prinzipiell ist jede im Team dafür mitverantwortlich, Gelder zu erwirtschaften und das Budget im Auge zu behalten. 

Die Finance Rolle unterstützt alle anderen bei dieser Aufgabe und gibt wöchentlich und monatlich einen Überblick über die aktuelle Einkommenssituation. Die Finanzrolle zeigt bei jedem ersten wöchentlichen Meeting im Monat die Budgetsituation und schlägt die nächsten Schritte vor. 

HR Prozesse & Regeln

Personal Prozesse werden von der Personalmanagementrolle festgelegt. Dabei soll ein transparentes Gehaltsmodell geschaffen werden. 

Urlaubsregelung:

  • Jedes Teammitglied hat 30 Urlaubstage im Jahr, gerechnet auf eine 5 Tagewoche.
  • Wenn jemand einen Urlaub plant, muss dieser in den Teamkalender eingetragen werden.
  • Zudem müssen die anderen, mit einem dementsprechenden Vorlauf, über Urlaub informiert werden und gegebenenfalls Urlaubsübergaben vereinbart werden, sowie eine Abwesenheitsbenachrichtigung eingestellt werden. 
  • Da der Urlaub zur Erholung dient, wird in der Zeit des Urlaubs NICHT gearbeitet und KEINE Emails gecheckt.
  • Arbeiten Teammitglieder am Wochenende z.B. auf Veranstaltungen, können sie sich dementsprechende zusätzliche Urlaubstage nehmen bzw. diese als Überstunden eigenverantwortlich abbauen.

Krankheit

  • Sollte jemand krank sein, informiert sie ihre Kolleg*innen darüber. Sollten dringende Aufgaben ausstehen, werden diese an die anderen Teammitglieder weitergegeben.
  • Im Gegensatz zu Urlauben, ist es im Krankheitsfall Aufgabe der Teammitglieder, die Aufgaben der kranken Kollegin zu koordinieren.

Generelle Arbeitszeiten

  • Jedes Teammitglied arbeitet eigenständig und selbstorganisiert.
  • Allen Teammitgliedern steht es frei, ihre Arbeitszeit je nach Bedürfnis zu gestalten. Alleine die Teilnahme an Meetings sollte immer gewährleistet werden.
  • Abwesenheiten sollten dem Team allerdings immer mitgeteilt werden, oder zumindest im Kalender an alle kommuniziert werden (dafür eigenen sich auch hervorragend Slack-Stati)

Konfliktlösungen

Wir verfolgen folgenden Konfliktlösungsprozess, der in diesen vier Schritten abläuft:

  1. Die Betroffenen setzen sich im Konfliktfall zusammen und versuchen, die Situation privat zu klären. Hierbei verwenden wir die Regeln der GFK (eigene Beobachtung beschreiben; Gefühl, das die Situation auslöst, beschreiben; darunterliegendes Bedürfnis beschreiben; konkrete Bitte formulieren)
  2. Wenn zwischen den Betroffenen keine Lösung getroffen werden kann, dann suchen diese sich eine Kollegin, der sie beide vertrauen, als Mediatorin. Die Kollegin unterstützt beide beim Finden einer Lösung.
  3. Falls diese Mediation nicht zum Erfolg führt, wird der Rest der Kolleg*innen hinzugeholt und ihnen nochmal die Situation beschrieben. Diese Gruppe kann keine Lösung erzwingen, aber soll der Situation die angemessene Ernsthaftigkeit verleihen.
  4. Sollte keine Lösung gefunden werden oder diese zu einem Ergebnis geführt haben, die das Unternehmen an sich gefährdet, müssen die Geschäftsführer*innen entscheiden.